Encaissement d’espèces par une entreprise : les règles à connaître

Si vous souhaitez créer votre entreprise et que vous pensez devoir recevoir des espèces dans le cadre de votre activité, sachez que certaines règles relatives à l’encaissement d’espèces par les entreprises doivent être respectées.

Dans quels cas un professionnel peut-il refuser des espèces ? Le règlement en espèces est-il soumis à un maximum entre professionnels ? Y a-t-il un plafond, un maximum à respecter ? On répond à toutes vos questions.

Encaissement d’espèces par une entreprise : quand peut-on refuser des espèces ?

Cas général

En principe, si vous êtes professionnel (commerçant, artisan ou tout autre professionnel), vous êtes dans l’obligation d’accepter le paiement en espèces, peu importe la nature de votre activité. Ainsi, en cas de refus d'encaissement d’espèces par votre entreprise, vous vous exposez à une amende de 150€.

Bon à savoir  : a contrario, vous êtes en droit de refuser, sans apporter une quelconque justification liée à votre activité, les autres moyens de paiement comme le chèque ou la carte bancaire. Toutefois, si vous les refusez, vous devrez respecter les règles d’affichage des moyens de paiement.

Il existe cependant des exceptions à ce principe général d’obligation d’encaissement des espèces par une entreprise. En effet, vous pouvez refuser le paiement d’un client souhaitant régler en espèces dans ces différentes hypothèses :

• les pièces ou les billets ne sont pas en bon état ;
• les espèces ne sont pas des euros ;
• les pièces ou les billets semblent être des faux ;
• le client souhaite payer avec plus de 50 pièces de monnaie ;
• le client refuse de faire l’appoint ;
• le refus est justifié par des raisons techniques ou d’ordre public : par exemple, il peut s’agir du refus d’accepter les espèces pour des raisons de sécurité (commerce de nuit).

Attention : le prétexte du risque de contamination liée à l’épidémie de Covid-19 n’est pas un motif pouvant justifier le refus d’encaissement d’espèces par une entreprise. Toutefois, sachez qu’il vous est tout de même possible de :

• faire payer le client à une caisse réservée ;
• refuser de vous faire remettre les espèces dans la main.

À noter : si vous avez un doute sur l’obligation d’ouvrir un compte bancaire pour votre activité, nous vous invitons à lire notre fiche traitant du compte bancaire professionnel.

Cas de l’achat et vente de métaux entre professionnels

Il existe une règle particulière pour l’encaissement d’espèces par une entreprise impliquée dans l’achat ou dans la vente de métaux. En effet, si vous êtes professionnels et que vous souhaitez vendre ou acheter des métaux ferreux ou non ferreux (c’est-à-dire, tous types de métaux : fer, acier, zinc, cuivre, or, argent, bronze, etc.), vous ne pouvez pas procéder au règlement en espèces.

Vous devez obligatoirement payer par chèque barré, carte bancaire ou virement bancaire.

À noter : pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche pratique dédiée aux différents modes de paiement qui existent aujourd’hui.

Paiement en espèces : y a-t-il un maximum ?

Au-delà des règles que nous venons d’énoncer, il existe aussi des limites pour le paiement en espèces. En effet, vous avez l’obligation de refuser tout paiement en espèces lorsque le montant est supérieur à 1.000 €.

Par exception, le plafond du paiement en espèces s’élève à 15.000 € s’il s’agit d’un touriste résidant fiscalement à l’étranger.

Cette limite de paiement en espèces s’applique également entre professionnels.

À noter : il n’est pas possible de contourner cette interdiction en passant par un paiement en espèces en plusieurs fois, par exemple deux fois 700 € pour un montant réel de 1.400 €.

Doit-on avoir une caisse enregistreuse pour encaisser des espèces ?

En théorie, vous n’avez aucune obligation de disposer d’une caisse enregistreuse pour l’encaissement d’espèces par une entreprise.

Mais en pratique, il peut être très contraignant de ne pas en avoir une en raison des règles régissant la question. En effet, l’encaissement d’espèces sans caisse enregistreuse nécessite de remettre au client un reçu lorsque :

• le montant de la transaction s’élève à 25 € ou plus ;
• le client le demande.

Ce reçu doit mentionner :

• la date ;
• la date et lieu où la prestation a été exécutée ;
• le nom et l’adresse du prestataire ;
• le nom du client, sauf s’il refuse ;
• le service faisant l’objet de la transaction ;
• le prix hors taxes et TTC.

Bon à savoir : cela ne s’applique que pour la prestation de service. En ce qui concerne la vente de biens, la délivrance du reçu n’est obligatoire que pour certains professionnels comme les bouchers et les charcutiers.

Si ce sujet vous intéresse, vous pouvez également consulter notre fiche sur le mandat de prélèvement SEPA.

À noter : si vous procédez à un encaissement par carte bancaire, vous serez soumis à des frais bancaires. Pour en savoir plus retrouvez notre fiche sur le taux de commission de carte bancaire pour le commerçant en 2023.