Tout savoir sur le fonctionnement des congés payés

En France, tous les salariés bénéficient de congés payés. Au moment où les beaux jours reviennent, tout le monde se bouscule pour poser ses congés. Vous aussi vous souhaitez prendre des jours pour partir en vacances mais vous avez du mal à comprendre le fonctionnement des congés payés ? Ou à l'inverse, vous êtes en charge de la gestion de la paie et les congés payés sont pour vous un véritable casse-tête ? Conditions, durée et indemnité de congés payés, on fait le point avec vous.

Qui peut bénéficier de congés payés ?

Les congés payés désignent une période pendant laquelle le salarié est rémunéré par l’employeur alors même qu’il ne travaille pas. En France, le droit aux congés payés est ouvert à tous les salariés. Peu importe le contrat (intérim, CDD ou CDI), la durée du contrat, le temps de travail ou l’ancienneté, le salarié bénéficie de congés payés.

Attention : le salarié ne peut pas refuser de prendre ses congés payés, y compris en échange d’une indemnité, et il n’a pas le droit de travailler pendant ses congés. De la même façon, l’employeur ne peut pas demander au salarié de remplacer sa prise de congé en contrepartie du versement d’une indemnité.

Vous vous apprêtez à devenir parent ? Sachez que les règles qui s'appliquent au congé maternité, au congé paternité et au congé parental sont bien différentes de celles qui concernent les congés payés.

Comment calculer les congés payés ?

Le calcul de la durée de congés payés

Le calcul des congés payés est simple puisque l’acquisition des congés payés se fait en fonction du nombre de mois travaillé. Le salarié, y compris s’il a conclu un contrat à temps partiel, bénéficie de 2 jours et demi ouvrables de congés par mois de travail effectif. Un mois de travail effectif correspond à 4 semaines ou 24 jours de travail auprès du même employeur. Si la durée du congé comprend une demi-journée, par exemple 10 jours et demi de congés, celle-ci sera arrondie à la journée supérieure, soit 11 jours dans notre exemple.

À noter : certaines absences peuvent être prises en compte dans la détermination de la période de travail effectif, parmi lesquelles les périodes de congés payés, de congé maternité, paternité ou d’adoption, de service national, ainsi que les périodes de congé de formation.

En principe le salarié ne peut pas revendiquer plus de 30 jours ouvrables de congé payés par année complète de travail, ce qui correspond à 5 semaines. Il est toutefois possible de prévoir des conditions plus favorables pour le salarié, par le biais des conventions collectives ou du contrat de travail.

À savoir : si vous avez épuisé tous vos congés payés, vous pourrez toujours demander à prendre un congé sans solde. Il s’agit d’un congé pendant lequel vous ne serez pas rémunéré. Cependant, votre employeur n’est pas obligé de vous l’accorder. Il peut également arriver que vous ayez des heures complémentaires à rattraper par la biais de jours de repos compensateur.

Le calcul de l’indemnité de congés payés

L’indemnité de congé payé est la rémunération que va recevoir le salarié pendant ses congés. Il existe deux méthodes différentes pour la calculer, c’est la plus avantageuse pour le salarié qui doit être utilisée :

• Première méthode : l’indemnité est égale à 1/10ème de la rémunération brute totale reçue par le salarié au cours de la période de référence* ;
  
• Seconde méthode : l’indemnité est égale à la rémunération perçue par le salarié lorsqu’il travaille, elle tient compte des primes.

*La période de référence de congés payés correspond à la durée minimale durant laquelle le salarié doit travailler afin de pouvoir bénéficier de son droit aux congés payés.

Exemple comparatif de calcul des congés payés : si vous percevez un salaire brut de 24.000€ (soit 2.000€/mois) au cours de la période de référence, les règles de calcul pour une semaine de congés sont les suivantes :

Pour cet exemple, la méthode la plus favorable pour une semaine de congés payés est la méthode du 1/10ème, le montant de congés payés perçu serait alors de 480€.

Important : les dates de congé ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés doivent impérativement figurer sur le bulletin de paie simplifié. Pour y voir plus clair, on vous explique comment lire ses congés sur sa fiche de paie.

Comment sont fixées les dates de congés payés ?

Les dates de congés payés peuvent ou non s’étendre sur toute l’année, la période de congé doit à minima s’étendre sur la période allant du 1er mai au 31 octobre. La période de congé est fixée par accord d’entreprise, par accord de branche ou par l’employeur après avis du comité social et économique (CSE). Les salariés doivent être informées au moins 2 mois avant l’ouverture de la période de congé.

Les dates de congés payés ne peuvent pas être décidées librement par le salarié. En effet, ce dernier doit, en principe, respecter quelque règles :

• Chaque année, entre le 1er mai et le 31 octobre, le salarié est obligé de prendre un congé d’une durée supérieure à 12 jours ouvrables ;
• Le salarié ne peut pas prendre un congé de plus de 24 jours ouvrables en une seule fois.

De plus, l’ordre des départs en congé dépend des situations familiales des salariés, de leur ancienneté et de l’activité simultanée chez un ou plusieurs employeurs. L’employeur peut refuser d’accorder au salarié les dates de congé payés qu’il demande, auquel cas le congé sera pris à une autre date.

L’employeur ne peut pas modifier les dates de congé de ses salariés moins d’un mois avant le départ.

Bon à savoir : le droit à des congés payés en CDD s'applique dans les mêmes conditions que pour les autres salariés. 

A noter : il existe également le congé VAE pour permettre la validation des acquis de l'expérience.